Steeds meer ondernemers uit de Schoonmaakbranche ervaren dat klanten hun facturen (te) laat betalen. De MKB Service-Desk bracht dit onderwerp al eens onder de aandacht. Het is helaas nog steeds actueel. Hierbij nogmaals een aantal tips om de wanbetalers aan te pakken.

Met een ingebrekestelling geef je een bedrijf dat zijn afspraken niet nakomt een laatste kans om dat wel te doen. Je verstuurt een boze brief om deze laatste kans duidelijk aan te geven. Maar hoe stel je iemand in gebreke en wat moet er in de brief staan?

Altijd op de hoogte van het laatste ondernemersnieuws?

Wat is een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning aan een wederpartij die afspraken niet nakomt. Met deze aanmaning geef je de ander, die bijvoorbeeld een factuur niet betaalt of goederen niet levert, een laatste kans om afspraken na te komen. Je moet een ingebrekestelling schriftelijk doen. Verstuur je hem niet zwart-op-wit, dan heb je geen recht op ontbinding van de afspraken en/of schadevergoeding. Nadat je een partij in gebreke hebt gesteld en deze niet binnen de gestelde termijn de afspraken nakomt, kun je overgaan op andere maatregelen.

Waarom stuur je een boze brief bij ingebrekestelling?

Met een ingebrekestelling spoor je de wederpartij aan om alsnog de gemaakte afspraken na te komen. De wet schrijft voor dat dit schriftelijk moet gebeuren. Het ‘in gebreke stellen’ doe je dus door het sturen van een sommatiebrief. Veel ondernemers kennen dit als een boze brief. Hiermee laat je de andere partij weten welke termijn hij of zij krijgt om alsnog te presteren. Indien de ontvanger van de brief dit nalaat is deze persoon ‘in verzuim’. Pas daarna kun je een contract ontbinden of schadevergoeding eisen.

• Tip: Bekijk goede redenen om een boze brief over gemaakte afspraken te schrijven.
• Let op: Met een vriendelijk verzoek om te presteren stel je de andere partij niet in gebreke. Dit doe je alléén met een sommatie.

Soms is een ingebrekestelling niet nodig

Er zijn situaties waarin de andere partij direct in verzuim is, ook zonder dat jij een ingebrekestelling verstuurt. Heb je samen afgesproken dat iets op een bepaalde datum geleverd moet worden, maar gebeurt dit niet? Dan is de andere partij direct in verzuim en hoef je geen boze brief te schrijven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een grote slagroomtaart die geleverd moeten worden op jouw bedrijfsfeest. Een ingebrekestelling – waarin je een termijn geeft om alsnog te presteren – heeft geen zin, omdat je immers op dezelfde dag nog de taart moet hebben.

Ingebrekestelling: vereisten voor de brief

Voordat je de andere partij in gebreke stelt, is het slim eerst te kijken of je in overleg tot een oplossing kunt komen. Komen jullie hier niet uit? Dan verstuur je een officiële sommatiebrief. In de brief om iemand in gebreke te stellen moeten de volgende dingen staan:

• Om welke afspraken gaat het? Check hiervoor de offerte, de algemene voorwaarden, de kassabon of het koopcontract. 
• Wat is de geadresseerde niet nagekomen? Welk deel van de gemaakte afspraken is de andere partij niet nagekomen? Wat is er precies niet goed gegaan?
• Binnen welke termijn moet de ander alsnog presteren? Sommeer de ontvanger om de gemaakte afspraken alsnog na te komen, binnen een redelijke termijn. Gebruik in je brief ook het woord ‘sommeren’, bijvoorbeeld door te zeggen: “Ik sommeer u om…”. Noem daarnaast een uiterste datum waarbinnen de schuldenaar alsnog kan presteren. Denk goed na welke termijn je stelt, je kunt bijvoorbeeld niet verwachten dat een aannemer binnen een week een nieuw bedrijfspand bouwt.
• Heb je schade doordat de afspraken niet nagekomen zijn? Zet in je brief dat er schade is, stuur bewijs van de schade mee en vraag om een schadevergoeding. 

Daarnaast zet je, net als op een gewone brief, de datum, het onderwerp, een aanhef en een afsluiting. 

Voorbeeld brief voor ingebrekestelling

Hieronder vind je een voorbeeldbrief. Deze kun je aanpassen naar je eigen situatie, hier ben je zelf verantwoordelijk voor. 

Bedrijf

Adres

Postcode en Plaats

Plaats, verzenddatum

Onderwerp: ingebrekestelling

Geachte heer, mevrouw,

Op [datum] ben ik met u overeengekomen dat [afspraak]. Deze overeenkomst is bij u bekend onder [factuurnummer of ander kenmerk]. Helaas bent u deze afspraak niet nagekomen. Ik stel u daarom met deze brief in gebreke.

Laatste kans om de afspraak na te komen

Ik sommeer u om alsnog binnen [termijn] na de datum van deze brief de afspraak na te komen. Als ik binnen [termijn] niets van u verneem, dan overweeg ik vervolgstappen. Ik ga er voorzichtig vanuit dat het niet zover hoeft te komen. Mocht dit wel zo zijn, dan zal ik ons contract ontbinden. Ook stel ik u vast aansprakelijk voor alle schade die mijn bedrijf hierdoor lijdt. 

Geleden schade (alleen toevoegen als dit het geval is)

Doordat u de gemaakte afspraken niet na bent gekomen, heb ik schade geleden. De schade bestaat uit [beschrijving schade, inclusief schadebedrag]. Ik stel u aansprakelijk voor deze schade en vraag om een schadevergoeding. Het bewijs van deze schade vindt u als bijlage bij deze brief.

Verzending van deze brief

Om er zeker van te zijn dat u deze brief ontvangt, stuur ik hem per e-mail, aangetekend en per gewone post. Ik zie uw reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,

[naam en handtekening]

Versturen van een ingebrekestelling per mail en post

Verstuur de boze brief het liefst via een e-mail en per post, zowel aangetekend als met de gewone post. Op de website van het postbedrijf kun je via de barcode op het verzendbewijs de verzending volgen en de handtekening van de ontvanger bekijken. Ook als de brief geweigerd is of niet opgehaald, kun je dat hier terugzien. Bewaar het verzendbewijs en de ontvangstbevestiging goed. 

Waarom is het handig om de brief ook nog per e-mail en met de gewone post te versturen? Voor een aangetekende brief moet de ontvanger een handtekening zetten. De ontvanger krijgt de brief ook niet eerder dan dat hij getekend heeft. Als hij of zij weigert, heb je er door de brief ook per mail en met de gewone post te sturen alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat de schuldenaar de brief toch krijgt.  

Tip: Verzend je mailbericht met leesbevestiging. Zo heb je een bewijs van verzending én ontvangst van de mail. 

Veelgemaakte fouten bij een ingebrekestelling

• Te vriendelijk zijn in de brief. Als je iemand iets verzoekt in plaats van sommeert, kan deze persoon dit opvatten als een vriendelijk verzoek in plaats van een ingebrekestelling. 
• Tevreden zijn met minder dan de officiële afspraken. Als je aangeeft dat de helft van het verschuldigde bedrag of een afgeslankte versie van de originele afspraken ook goed is, kan de schuldenaar zich daarop beroepen in een gerechtelijke procedure. Eis in een boze brief altijd dat de originele afspraken worden nagekomen. Je kunt in een procedure altijd nog water bij de wijn doen. 
• De brief niet aangetekend versturen. Met een aangetekende brief kun je aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om de boodschap bij je ontvanger te krijgen. Je mag iemand ook per mail in gebreke stellen. Maar ook daar heb je geen bewijs dat de ander de mail heeft gezien/gelezen.

Bron: MKB Service Desk.