Veel zelfstandigen nemen net zoveel vakantie als werknemers in loondienst. Toch neemt 42% minder vrij dan gewenst, vooral vanwege de financiële gevolgen. Voor mkb-ondernemers speelt daarnaast een andere vraag: kan het bedrijf blijven draaien als de ondernemer zelf de laptop dichtklapt?

Zes op de tien zzp’ers nemen jaarlijks vier weken of meer vrij

De ondernemer die nooit vakantie neemt en zelfs vanaf het strand zijn mailbox bijhoudt: het is een hardnekkig beeld. Toch blijkt uit recent onderzoek onder ruim 2.000 zelfstandig ondernemers dat het in de praktijk meevalt. Zes op de tien zzp’ers nemen jaarlijks vier weken of meer vrij. Bijna drie op de tien zijn zelfs zes weken of langer weg.

Dat is ongeveer vergelijkbaar met werknemers in loondienst, die doorgaans vier tot vijf weken verlof hebben. Het verschil zit vooral in de financiële gevolgen. Een zelfstandige die niet werkt, genereert meestal ook geen omzet.

Dat speelt ook bij mkb-ondernemers. Alleen komt daar nog een extra uitdaging bij: als het bedrijf sterk afhankelijk is van de eigenaar, kan diens vakantie gevolgen hebben voor klanten, medewerkers en de dagelijkse bedrijfsvoering.

42% wil eigenlijk meer vakantie

Hoewel zes op de tien zelfstandigen vier weken of langer vrij nemen, geeft 42% aan minder vakantie te nemen dan eigenlijk gewenst. Bij 40% speelt financiële druk daarbij een belangrijke rol.

Een ondernemer heeft immers geen doorbetaalde vakantiedagen. Vaste lasten lopen tijdens een vakantie wel door, terwijl de omzet kan terugvallen. Daarom is het belangrijk om niet alleen de vakantiekosten, maar ook het omzetverlies mee te nemen in de planning.

Voor mkb-ondernemers geldt bovendien dat vakantie een goede stresstest voor de organisatie kan zijn. Als klanten, medewerkers of leveranciers voor iedere beslissing afhankelijk zijn van de ondernemer, is een paar weken afwezigheid een stuk lastiger.

Kan je bedrijf zonder jou?

De vraag ‘kan ik het me financieel veroorloven om op vakantie te gaan?’ is dus niet de enige relevante vraag. Minstens zo belangrijk is: kan mijn bedrijf een paar weken zonder mij?

Dat begint bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Wie neemt beslissingen als jij er niet bent? Wie beantwoordt vragen van klanten? Wie kan een probleem met een leverancier oplossen? En weten medewerkers welke zaken ze zelfstandig mogen oppakken? Hoe meer antwoorden vooraf geregeld zijn, hoe kleiner de kans dat je tijdens je vakantie alsnog tientallen telefoontjes en berichten krijgt.

Zo maak je je bedrijf vakantieproof: vijf tips

1. Kies een rustig moment Plan je vakantie bij voorkeur in een periode waarin de werkdruk binnen je bedrijf relatief laag is. Kijk naar seizoenspatronen, belangrijke deadlines en piekperiodes. Zo verklein je de kans dat je omzet of klanten misloopt.

2. Informeer klanten op tijd Laat belangrijke klanten en relaties ruim van tevoren weten wanneer je afwezig bent. Geef duidelijk aan wanneer je weer beschikbaar bent en bij wie zij tijdens je vakantie terechtkunnen. Een goede out-of-office helpt daarbij. Vermeld daarin niet alleen dat je weg bent, maar ook wanneer je reageert en eventueel wie dringende vragen kan oppakken.

3. Draag lopende zaken goed over Maak vóór vertrek een overzicht van lopende opdrachten, deadlines en belangrijke afspraken. Wijs per onderwerp een verantwoordelijke aan. Bij belangrijke klanten is het verstandig om één vaste vervanger aan te wijzen. Zo hoeft een klant niet alsnog rechtstreeks bij jou aan te kloppen.

4. Plan vooruit: rond administratie en facturatie af Stuur openstaande facturen vóór vertrek en zorg dat je administratie zoveel mogelijk is bijgewerkt. Controleer ook of er tijdens je vakantie belasting- of andere belangrijke deadlines aankomen. Zo voorkom je dat je na twee weken strand terugkomt in een berg administratie.

Heeft je bedrijf een actieve socialmedia-aanwezigheid? Plan berichten vooraf in. Ook nieuwsbrieven, blogs en andere terugkerende communicatie kun je vaak vooruitwerken. Zo blijft je bedrijf zichtbaar zonder dat jij iedere dag iets hoeft te publiceren.

5. Spreek af wanneer je wél bereikbaar bent Volledig loslaten lukt niet iedere ondernemer direct. Spreek daarom vooraf af hoe je wordt bereikt als er echt iets aan de hand is. Je kunt bijvoorbeeld één vast moment per week reserveren om je berichten te bekijken. Zet de rest van de tijd meldingen uit. Daarmee voorkom je dat je vakantie ongemerkt verandert in werken op afstand..

Vakantie als stresstest voor je bedrijf

Dat zes op de tien zzp’ers vier weken of langer vrij nemen, laat zien dat ondernemerschap en vakantie prima samen kunnen gaan. Maar voor mkb-ondernemers is vakantie meer dan een kwestie van vrije tijd.

Een paar weken afwezigheid maakt zichtbaar hoe goed de organisatie zonder de eigenaar functioneert. Kunnen medewerkers zelfstandig beslissingen nemen? Zijn klanten goed opgevangen? Zijn processen vastgelegd? En is er financieel voldoende ruimte om tijdelijk minder omzet te draaien?

Tekst: MKB Help Desk.