De dinsdag en donderdag zijn uitgegroeid tot de drukste kantoordagen van Nederland. Terwijl werknemers op maandag, woensdag en vooral vrijdag veel vaker thuiswerken, lopen kantoren midden in de week vol. Voor werkgevers levert dat problemen op met werkplekken, vergaderruimtes, energiegebruik en bereikbaarheid. Maar de ontwikkeling heeft ook directe gevolgen voor de schoonmaakbranche.
Uit cijfers van kenniscentrum Center for People and Buildings blijkt dat 65 procent van de kantoormedewerkers op dinsdag naar kantoor gaat. Op donderdag is dat 63 procent. Vrijdag steekt daar schril bij af: slechts 19 procent gaat dan naar kantoor.
Sinds hybride werken gemeengoed is geworden, is daarmee een opvallend patroon ontstaan. Gebouwen die op dinsdag en donderdag bijna volledig worden gebruikt, kunnen op andere werkdagen voor een groot deel leegstaan. Het fenomeen wordt inmiddels het ‘kamelenprobleem’ genoemd, vanwege de twee grote bezettingspieken in de werkweek.
Voor schoonmaakbedrijven is die ontwikkeling relevanter dan op het eerste gezicht lijkt. Een schoonmaakprogramma dat vijf dagen per week vrijwel hetzelfde is ingericht, past steeds minder goed bij een gebouw waarvan het gebruik per dag sterk verschilt.
Op dinsdag en donderdag worden meer bureaus gebruikt, zijn toiletten drukker, lopen restaurants en koffiecorners voller en worden vergaderruimten voortdurend bezet. Er ontstaat meer afval en ook entrees, liften, trappen en algemene ruimtes krijgen aanzienlijk meer verkeer te verwerken.
Een dag later kan hetzelfde gebouw voor een belangrijk deel leeg zijn.
Dat roept een interessante vraag op voor schoonmaakondernemers: moet de schoonmaakfrequentie nog langer voornamelijk worden bepaald door het aantal vierkante meters en vaste contractafspraken, of moet de daadwerkelijke bezetting van een gebouw een veel grotere rol gaan spelen?
Voor opdrachtgevers kan een andere verdeling van het kantoorbezoek financieel aantrekkelijk zijn. Een kantoor moet op drukke dagen volledig functioneren. Verlichting, verwarming of koeling, catering, receptie, beveiliging én schoonmaak moeten daarop worden afgestemd. Tegelijkertijd blijft een deel van die capaciteit op rustige dagen onbenut.
Een betere spreiding van werknemers kan daardoor niet alleen files en volle treinen verminderen, maar ook de bedrijfsvoering van kantoren efficiënter maken.
Voor schoonmaakbedrijven ligt daar tegelijkertijd een kans. De branche kan opdrachtgevers helpen om veel preciezer te kijken naar gebouwgebruik. In plaats van iedere dag automatisch dezelfde werkzaamheden uit te voeren, kan bijvoorbeeld worden gewerkt met een basisprogramma aangevuld met intensievere schoonmaak op piekdagen.
Op een drukke dinsdag kan extra dagschoonmaak noodzakelijk zijn. Toiletten kunnen vaker moeten worden gecontroleerd, afvalbakken eerder vol raken en vergaderruimtes moeten tussentijds worden verzorgd. Op een rustige vrijdag kan juist ruimte ontstaan voor periodieke werkzaamheden die moeilijk uitvoerbaar zijn wanneer honderden medewerkers aanwezig zijn.
Denk aan vloeronderhoud, intensieve reiniging van werkplekken, glasbewassing aan de binnenzijde of werkzaamheden waarbij ruimtes tijdelijk buiten gebruik moeten worden gesteld.
Ook datagedreven schoonmaak wordt hierdoor interessanter. Sensoren kunnen bijvoorbeeld registreren hoe vaak toiletten worden gebruikt, hoeveel mensen bepaalde ruimtes bezoeken of wanneer een afvalbak moet worden geleegd. Schoonmakers hoeven dan niet volgens een star schema iedere ruimte te controleren, maar kunnen hun tijd besteden aan plekken waar daadwerkelijk behoefte aan schoonmaak bestaat.
Daar zit wel een belangrijke kanttekening aan. Flexibiliteit mag niet betekenen dat alle pieken bij de schoonmaker worden neergelegd. Wanneer een opdrachtgever op dinsdag tweemaal zoveel medewerkers in een gebouw heeft als op vrijdag, moet daar bij de calculatie en personeelsplanning rekening mee worden gehouden.
Een toiletgroep die door honderden mensen wordt gebruikt, vraagt nu eenmaal iets anders dan dezelfde toiletgroep in een vrijwel leeg kantoor. Hetzelfde geldt voor restaurants, pantry’s, vergaderzalen en algemene verkeersruimtes.
Voor schoonmaakondernemers wordt het daarom steeds belangrijker om bij contractbesprekingen niet alleen te vragen hoeveel vierkante meter een gebouw telt. Ook vragen als ‘hoeveel mensen zijn er per dag aanwezig?’, ‘wat zijn de piekmomenten?’ en ‘welke ruimtes worden op welke dagen intensief gebruikt?’ worden steeds relevanter.
Dat kan uiteindelijk ook gevolgen hebben voor aanbestedingen. Wanneer opdrachtgevers blijven rekenen met gemiddelde bezettingscijfers, terwijl de feitelijke bezetting sterk piekt op twee werkdagen, bestaat het risico dat een schoonmaakbedrijf op die dagen onvoldoende uren beschikbaar heeft om het afgesproken kwaliteitsniveau te realiseren.
De oplossing hoeft overigens niet alleen bij schoonmaakbedrijven te liggen. Werkgevers proberen zelf al werknemers over de week te verspreiden. Zo worden vergaderingen bewust naar rustigere dagen verplaatst en kunnen teams afspraken maken over gezamenlijke kantoordagen. Ook financiële prikkels, zoals aantrekkelijker openbaar vervoer buiten de piekmomenten, worden genoemd.
Dat spreiden daadwerkelijk mogelijk is, blijkt uit voorbeelden van werkgevers die ermee experimenteren. Door onder meer directievergaderingen van de traditionele piekdagen te halen en teams aan te spreken op hun aanwezigheid, kan de bezetting van maandag tot en met donderdag gelijkmatiger worden verdeeld.
Voor de schoonmaakbranche is vooral belangrijk dat hybride werken inmiddels veel meer is dan een HR-vraagstuk. Het verandert het gebruik van gebouwen en daarmee automatisch de facilitaire dienstverlening.
De traditionele situatie waarin van maandag tot en met vrijdag ongeveer dezelfde hoeveelheid mensen op kantoor aanwezig was, komt op steeds meer locaties niet meer terug. Schoonmaakbedrijven zullen hun dienstverlening daarop moeten aanpassen.
Dat kan zelfs leiden tot een ander gesprek tussen opdrachtgever en schoonmaakbedrijf. Niet langer uitsluitend: hoeveel uur schoonmaak kopen we in? Maar vooral: wanneer is schoonmaak nodig en hoe zetten we de beschikbare mensen zo effectief mogelijk in?
Juist in een branche waarin personeel schaars is en marges onder druk staan, kan een betere afstemming op werkelijk gebouwgebruik voordeel opleveren. Minder schoonmaken waar het niet nodig is en meer aandacht geven aan plekken en momenten waar de belasting hoog is.
De lege vrijdag en overvolle dinsdag zijn daarmee niet alleen een probleem van werkgevers die geen vergaderzaal meer kunnen vinden. Ze zijn ook een signaal voor de schoonmaakbranche dat het traditionele vijfdaagse schoonmaakprogramma steeds vaker opnieuw bekeken moet worden.
Tekst: Redactie SIEV Dagblad.
