Werkgevers in de schoonmaakbranche doen er verstandig aan hun administratie rond woon-werkverkeer goed op orde te brengen. Een recente uitspraak van de kantonrechter laat zien hoe hoog de rekening kan oplopen wanneer een werknemer jarenlang geen reiskostenvergoeding ontvangt waarop hij volgens de cao wel recht heeft.
In de betreffende zaak ging het om twee uitzendkrachten die vanaf januari 2022 schoonmaakwerkzaamheden verrichtten bij een voedingsmiddelenbedrijf. Zij reisden in het weekend met hun eigen auto naar de schoonmaaklocatie. De afstand bedroeg ongeveer 138 kilometer per enkele reis.
De werknemers ontvingen hiervoor niet de reiskostenvergoeding waarop zij volgens de toepasselijke cao-regels recht hadden. Uiteindelijk stapten zij, bijgestaan door CNV, naar de rechter.
Het uitzendbureau voerde onder meer aan niet op de hoogte te zijn geweest van het juiste woonadres van de werknemers. Dat argument overtuigde de kantonrechter niet. De werknemers hadden hun woonadres voorafgaand aan hun plaatsing doorgegeven aan het wervingsbureau waarvan het uitzendbureau gebruikmaakte. Bovendien had de werkgever onvoldoende aangetoond welke stappen zelf waren gezet om vast te stellen welke reiskostenvergoeding verschuldigd was.
De financiële gevolgen zijn fors. De ene werknemer krijgt €11.359,94 netto aan achterstallige reiskosten en de andere €12.724,53. Samen is dat ruim €24.000. Daar komen bovendien wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten bij.
Voor schoonmaakbedrijven is deze uitspraak extra relevant vanwege de veranderingen die vanaf 1 januari 2027 op stapel staan. In de nieuwe cao-afspraken wordt de reiskostenregeling aanzienlijk verruimd. Alle werknemers krijgen vanaf dat moment een vergoeding voor het volledige woon-werkverkeer. De vergoeding sluit aan bij het maximaal fiscaal onbelaste bedrag, momenteel €0,25 per kilometer.
Daarmee wordt een correcte personeelsadministratie nog belangrijker. Waar iemand woont, op welk object die medewerker werkt, hoeveel kilometers tussen beide locaties liggen en hoe vaak die reis wordt gemaakt, moet duidelijk en controleerbaar zijn vastgelegd.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk kan het ingewikkelder worden wanneer medewerkers regelmatig van object wisselen, meerdere locaties op één dag bezoeken of via een uitzend- of bemiddelingsbureau worden ingezet. Juist bij schoonmaakbedrijven met veel verschillende objecten kunnen fouten ongemerkt maanden of zelfs jaren doorlopen.
Een verschil van enkele euro’s per werkdag lijkt misschien beperkt. Vermenigvuldig dat echter met honderden werkdagen en meerdere werknemers en er kan een aanzienlijke nabetalingsverplichting ontstaan.
Ook het argument dat een werknemer zelf niet tijdig om de vergoeding heeft gevraagd, biedt niet automatisch bescherming. In deze zaak maakten de werknemers pas na afloop van hun dienstverband aanspraak op de niet-betaalde reiskosten. Dat stond toewijzing van hun vordering niet in de weg.
Voor werkgevers ligt hier daarom een duidelijke administratieve opdracht richting 2027. Controleer van iedere werknemer het actuele woonadres, leg de werklocatie of locaties vast, bepaal consequent het aantal kilometers en controleer vervolgens of de salarisadministratie de vergoeding correct verwerkt.
Daar hoort ook controle bij wanneer personeel via derden wordt geworven of ingezet. Een werkgever kan er niet zonder meer vanuit gaan dat een externe partij alle noodzakelijke gegevens correct heeft verwerkt.
De nieuwe reiskostenregeling betekent voor veel schoonmaakbedrijven sowieso hogere personeelskosten. Wanneer de regeling vervolgens ook nog verkeerd wordt toegepast, kan de rekening jaren later aanzienlijk hoger uitvallen.
Voorkomen begint daarom bij iets heel eenvoudigs: weten waar je medewerker woont, waar hij werkt en hoeveel kilometer daartussen zit.
Tekst: Redactie SIEV Dagblad.
