In een LinkedIn-peiling gaf de Belastingdienst antwoord op de volgende vraag: “Je weet natuurlijk dat je administratie bij moet houden en bewaren, maar weet je ook hoe lang je deze moet bewaren?”. In deze post geven we een toelichting op het juiste antwoord op de vraag. Uit de reacties bleek dat die niet zo eenduidig is als op het eerste oog gedacht.

Je administratie is heel belangrijk voor jou als ondernemer. Het geeft je veel informatie over je bedrijf:

• Hoeveel omzet heb ik?
• Hebben mijn debiteuren eigenlijk wel betaald?
• Hoeveel geld heb ik nog om te investeren in bedrijfsmiddelen?

Allemaal vragen waar je een antwoord op kan geven als je jouw administratie goed bijhoudt. Maar je administratie hou je niet alleen bij voor jezelf. Ook voor de Belastingdienst moet je dit doen, en je administratie moet daarvoor aan een aantal eisen voldoen. Maar wat moet je nu eigenlijk bijhouden?

Passend bij de onderneming

Van de Belastingdienst moet je een administratie bijhouden die past bij je onderneming. En dat verschilt per onderneming. Als eigenaar van een woonboulevard waar je meubels verkoopt, moet je bijvoorbeeld een voorraadadministratie bijhouden. Als je contante inkomsten hebt, moet je een kasadministratie bijhouden. Werk je in de dienstverlening qua onderhoud? Dan moet je een agenda bijhouden waar al je afspraken in staan. En misschien reik je offertes uit. Deze offertes zijn ook onderdeel van je administratie. Jouw administratie moet dus bijgehouden worden op een manier waarop een soortgelijke onderneming de administratie bij zou houden.

Actueel

Je administratie moet actueel zijn. Dat betekent dat jouw administratie bijgehouden moet zijn: jaar bij jaar en maand bij maand.

Controleerbaar

Je administratie moet controleerbaar zijn. Dit betekent dat de Belastingdienst je administratie binnen een redelijke termijn moet kunnen controleren. De schoenendozen vol met bonnen zijn een voorbeeld van een niet-controleerbare administratie. Je bonnetjes en facturen moeten op volgorde liggen. De Belastingdienst moet toegang hebben tot jouw gegevens, ook als je net bent overgestapt naar een ander boekhoudprogramma.

Bewaarplicht

De bewaarplicht is 7 jaar. Soms is dit zelfs 10 jaar. Dit is bijvoorbeeld bij onroerende zaken, maar ook wanneer je voor de btw gebruikmaakt van het zogenaamde éénloketsysteem voor online verkopen aan klanten in de EU die niet zelf btw-aangifte doen. Meer informatie over het éénloketsysteem vind je op de pagina E-commerce. Je bent verplicht om alle relevante documenten, zoals facturen, afschrijvingsstukken, e-mails, offertes en agenda’s gedurende de bewaartermijn te bewaren, gerekend vanaf het moment dat de fiscale relevantie van deze documenten is beëindigd.

Voorbeeld

Een leasecontract van 4 jaar is pas niet meer actueel na beëindiging van het contract. De bewaartermijn van 7 jaar start daarom pas na het voldoen van de slottermijn. Bij de verkoop van een onroerende zaak begint de bewaarplicht pas op het moment dat de zaak verkocht is. Dit betekent dat je de gegevens na de overdracht van de zaak nog 10 jaar moet bewaren.

Meer informatie over de bewaarplicht vind je op de pagina De bewaarplicht.