Europese aanbestedingen vertegenwoordigen in de schoonmaakbranche vaak grote contractwaarden. Voor een middelgroot of kleiner schoonmaakbedrijf kan het binnenhalen van zo’n opdracht een enorme stap betekenen. Tegelijkertijd rijst de vraag of het mkb bij steeds omvangrijkere contracten nog wel voldoende kans krijgt om daadwerkelijk mee te dingen?
Een groot deel van de schoonmaakopdrachten wordt via aanbestedingen in de markt gezet. Vooral overheden, onderwijsinstellingen en andere publieke organisaties werken met Europese procedures wanneer opdrachten boven de geldende drempelwaarden uitkomen. Daarbij wordt de totale geraamde waarde van een opdracht berekend, inclusief opties, verlengingen en eventuele percelen.
Voor schoonmaakbedrijven kunnen daardoor contracten ontstaan die over meerdere jaren miljoenen euro’s vertegenwoordigen. Dat maakt ze aantrekkelijk, maar tegelijkertijd kunnen omvang en voorwaarden een barrière vormen voor kleinere ondernemingen.
Grote opdracht vraagt om grote organisatie
Een Europese aanbesteding winnen is iets anders dan een nieuw schoonmaakobject aan de portefeuille toevoegen. Bij grote contracten kunnen tientallen locaties en grote aantallen medewerkers betrokken zijn. De ondernemer moet vanaf de eerste dag voldoende capaciteit hebben om de dienstverlening te organiseren.
Dat vraagt om personeel, planning, leidinggevenden, administratie, kwaliteitsbewaking, ICT en financiële draagkracht. Ook ziekteverzuim of plotselinge personeelstekorten moeten kunnen worden opgevangen.
Voor een landelijk schoonmaakconcern is die schaal gemakkelijker te organiseren. Een mkb-bedrijf kan daardoor terughoudend zijn om überhaupt in te schrijven, zelfs wanneer het kwalitatief prima in staat is om een deel van de opdracht uit te voeren.
“Dat probleem wordt ook door PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken, onderkend. Bij grote raamovereenkomsten kunnen kleinere bedrijven moeite hebben met grote volumes. Ook hoge eisen aan bijvoorbeeld referenties en financiële draagkracht kunnen ervoor zorgen dat het mkb niet kan meedingen”, meldt PIANOo,
Aanbestedingswet wil juist ruimte voor mkb
Opvallend is dat de aanbestedingsregels juist bedoeld zijn om het mkb kansen te geven. Een belangrijke doelstelling van de Aanbestedingswet 2012 is een betere toegang van het midden- en kleinbedrijf tot overheidsopdrachten. “Eisen moeten proportioneel zijn, het samenvoegen van opdrachten moet worden gemotiveerd en geclusterde opdrachten moeten in beginsel worden verdeeld in percelen”, aldus PIANOo Dat laatste is voor de schoonmaakbranche bijzonder relevant.
Stel dat een organisatie schoonmaak nodig heeft voor zestig gebouwen verspreid over een provincie. Wanneer alle zestig locaties in één contract worden ondergebracht, kan de totale opdracht voor veel regionale schoonmaakbedrijven te groot worden.
Wordt dezelfde aanbesteding verdeeld in bijvoorbeeld vier geografische percelen, dan verandert de markt. Een regionaal schoonmaakbedrijf hoeft niet langer zestig locaties te kunnen bedienen, maar kan inschrijven op vijftien locaties in zijn eigen werkgebied.
PIANOo wijst er expliciet op dat het opdelen in percelen kleinere ondernemingen de mogelijkheid geeft om mee te doen. Wanneer een aanbestedende organisatie een geclusterde opdracht niet in percelen verdeelt, moet zij motiveren waarom dat niet passend is.
Percelen kunnen verschil maken
Juist voor de schoonmaak lijkt die aanpak logisch. Schoonmaak is immers bij uitstek een lokale dienstverlening. Medewerkers wonen vaak in of rond het gebied waarin zij werken en een ondernemer kan veel waarde hechten aan korte lijnen tussen klant, objectleiding en schoonmakers.
Een aanbesteding opdelen in regionale of functionele percelen kan daarom meer concurrentie opleveren.
Daarbij kan een aanbestedende dienst ook bepalen dat één inschrijver niet automatisch alle percelen krijgt. Dat gebeurt in de praktijk. Bij twee Europese aanbestedingen voor schoonmaakwerkzaamheden van scholengemeenschappen Amstelwijs en Amstelland werden de opdrachten bijvoorbeeld ieder verdeeld in drie geografische percelen. Bedrijven mochten op alle drie inschrijven, maar konden per aanbesteding maximaal twee percelen gegund krijgen.
Zo’n constructie kan voorkomen dat één grote partij automatisch de volledige opdracht naar zich toe trekt.
Mkb kan Europese aanbestedingen wel degelijk winnen
Dat Europese aanbestedingen uitsluitend het speelveld van de grootste schoonmaakconcerns zouden zijn, klopt tegelijkertijd niet. Europese aanbestedingen kunnen voor het mkb dus juist een groeimotor zijn.
Maar inschrijven kost tijd en geld
Daar staat tegenover dat deelname aan een grote aanbesteding een behoorlijke investering vraagt voordat er één euro omzet is verdiend.
Documenten moeten worden bestudeerd, vragen beantwoord, plannen van aanpak geschreven en berekeningen gemaakt. Daarnaast kunnen opdrachtgevers bewijsstukken, referenties, duurzaamheidsinformatie en uitgebreide kwaliteitsplannen verlangen.
Voor een groot schoonmaakbedrijf kunnen gespecialiseerde tenderteams zich daarmee bezighouden. Bij een onderneming met twintig, vijftig of honderd medewerkers ligt dat anders. Daar komt het werk vaak terecht bij de directeur, operationeel manager of een externe adviseur.
En vervolgens kan slechts één partij winnen. Wanneer een ondernemer weken aan een inschrijving werkt en uiteindelijk als vierde eindigt, levert die investering geen omzet op. Na enkele verloren procedures kan daardoor de vraag ontstaan of meedoen nog wel rendabel is.
Steeds meer eisen
Daar komt bij dat aanbestedingen inhoudelijk steeds breder worden. Niet alleen prijs en schoonmaakkwaliteit tellen. Opdrachtgevers stellen ook vragen over duurzaamheid, CO2-uitstoot, maatschappelijke impact, personeelsbeleid en inzetbaarheid.
Voor professionele bedrijven zijn dergelijke onderwerpen op zichzelf niet vreemd. Het probleem ontstaat wanneer de administratieve bewijslast zo groot wordt dat vooral ondernemingen met gespecialiseerde stafafdelingen daar eenvoudig aan kunnen voldoen. De vraag moet daarom steeds zijn: staat de eis in verhouding tot de opdracht?
Prijs blijft gevoelig punt
Ook de prijs verdient aandacht. Grote contractwaarden klinken aantrekkelijk, maar miljoenenomzet betekent niet automatisch een gezonde winst.
De schoonmaak is arbeidsintensief. Personeelskosten vormen een groot deel van de kostprijs. Wanneer een bedrijf bij een aanbesteding zeer scherp moet inschrijven om kans te maken, kan een miljoenencontract uiteindelijk met een minimale marge worden uitgevoerd. Dat risico wordt groter bij meerjarige overeenkomsten.
Voor een mkb-ondernemer kan één verkeerd gecalculeerd groot contract zelfs een bedreiging voor het hele bedrijf worden.
Niet iedere miljoenenopdracht hoeft naar één partij
Daar ligt uiteindelijk een belangrijke verantwoordelijkheid bij opdrachtgevers. Efficiënt inkopen betekent niet automatisch dat zoveel mogelijk gebouwen en werkzaamheden in één gigantisch contract moeten worden ondergebracht. De Aanbestedingswet schrijft juist voor dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd. Bij clustering moeten de gevolgen voor de markt en specifiek het mkb worden meegewogen. )
Voor schoonmaakaanbestedingen zou daarom vaker kritisch kunnen worden gekeken naar de omvang van opdrachten, geografische percelen, omzet- en referentie-eisen en de administratieve belasting van inschrijvers.
Het doel hoeft daarbij niet te zijn om kleinere bedrijven voor te trekken. Het gaat om een gelijkwaardig speelveld waarop een goed georganiseerd regionaal schoonmaakbedrijf daadwerkelijk kan concurreren met een landelijk concern.
Kansen voor SIEV-ondernemers
Voor mkb-schoonmaakbedrijven liggen er tegelijkertijd kansen. Niet iedere ondernemer hoeft zelfstandig op een complete opdracht in te schrijven. PIANOo wijst nadrukkelijk op de mogelijkheid voor mkb-bedrijven om als combinatie of onderaannemer mee te dingen.
Samenwerking tussen ondernemers kan daarmee een interessante strategie worden. De ene partij beschikt bijvoorbeeld over een sterke regionale organisatie, terwijl een andere onderneming specialistische glas- en gevelreiniging of vloeronderhoud kan verzorgen.
Een miljoenencontract hoeft niet automatisch voorbehouden te zijn aan een miljoenenconcern. Een gezonde schoonmaakmarkt is juist gebaat bij concurrentie tussen grote én kleinere bedrijven. Daarvoor moeten opdrachtgevers bij het samenstellen van hun aanbestedingen wel voorkomen dat de omvang van de opdracht al bepaalt wie er aan de start mag verschijnen.
Tekst: Redactie SIEV Dagblad.
